Uma diferença de estoque pode nascer de uma conversão errada, e não de uma venda sem nota
Diferenças de estoque costumam ser tratadas como um dos sinais mais sensíveis em uma fiscalização tributária. Quando o Fisco identifica que determinadas mercadorias entraram em quantidade maior do que aquelas formalmente registradas como saídas, pode surgir a presunção de que houve circulação sem documentação fiscal.
O problema é que nem toda diferença representa uma operação omitida.
O Acórdão nº 319/2026 do Tribunal Administrativo Tributário de Mato Grosso do Sul, publicado em 6 de agosto, é um exemplo importante. Naquele caso, parte da exigência fiscal foi afastada porque o levantamento quantitativo apresentava inconsistências, incluindo documentos considerados em duplicidade e problemas relacionados à conversão de unidades de medida. Mercadorias registradas em sacas haviam sido tratadas de maneira que ampliava artificialmente o volume considerado pelo Fisco.
O precedente é específico daquele contencioso estadual, mas sua utilidade empresarial é muito mais ampla. Ele demonstra que qualidade de cadastro, integração de sistemas e parametrização de unidades podem produzir consequências tributárias relevantes.
O erro pode estar dentro do cadastro e permanecer invisível por anos
Empresas dos setores agrícola, alimentício, atacadista e industrial frequentemente trabalham com diversas unidades de medida para um mesmo produto. A compra pode ocorrer em sacas, a nota utilizar quilos, o estoque interno controlar toneladas e a área comercial negociar em outra referência.
Enquanto os sistemas convertem corretamente essas informações, a operação funciona sem maiores dificuldades. Quando o fator de conversão está errado, entretanto, uma diferença aparentemente pequena pode se multiplicar por milhares de transações.
O risco não se limita ao agro. Indústrias compram matéria-prima em determinada unidade e consomem em outra. Supermercados recebem caixas e vendem unidades. Distribuidores trabalham simultaneamente com fardos, caixas e peças. Empresas de bebidas utilizam litros, unidades e embalagens com diferentes capacidades.
Em todos esses casos, uma parametrização incorreta pode criar uma movimentação fiscal que nunca ocorreu fisicamente.
Também existem outros problemas recorrentes: nota importada duas vezes pelo ERP, documento de fornecedor somado novamente como nota de entrada, produto cadastrado com unidade secundária incorreta ou alteração de código sem tratamento adequado do histórico.
O verdadeiro problema começa quando a fiscalização tenta reconstruir o passado
Durante a operação corrente, a empresa ainda consegue corrigir erros com relativa facilidade. O profissional que configurou o sistema está disponível, os fornecedores podem esclarecer a forma de faturamento e a documentação é recente.
Anos depois, a situação muda.
O sistema pode ter sido substituído, o funcionário pode não trabalhar mais na empresa e os critérios utilizados para conversão podem ter sido alterados. Quando o Fisco inicia um levantamento retroativo, a empresa passa a precisar reconstruir toda a lógica operacional de um período antigo.
É nesse momento que uma falha de cadastro se transforma em dificuldade probatória.
Por isso, estoque físico, estoque fiscal e estoque contábil não podem ser administrados como universos independentes. O mesmo produto precisa ser compreendido da mesma forma em todos os sistemas utilizados pela companhia.
Uma auditoria preventiva deve comparar unidades de medida, fatores de conversão, integração de documentos fiscais, estoques negativos, duplicidades e diferenças entre registros físicos, contábeis e tributários.
Cadastro de produto também é controle fiscal.
Se o Fisco reconstruísse hoje três anos da movimentação da empresa utilizando apenas os dados registrados nos sistemas, o resultado seria o mesmo que a empresa entende como correto?
AN Advogados
