A multiplicação de golpes utilizando nomes de tribunais, advogados e processos ensinou empresas a desconfiar de mensagens inesperadas. A orientação de segurança é correta: não clicar em links suspeitos, não realizar pagamentos e não fornecer informações sem conferir a origem. O problema começa quando a política de segurança termina aí.
Dois casos divulgados pelo TRT da 2ª Região mostram o custo dessa lacuna. Em um deles, a empresa ignorou uma notificação recebida por WhatsApp porque suspeitou de fraude. A 17ª Turma manteve a revelia e a confissão ficta, observando que a companhia poderia ter consultado o número do processo diretamente no ambiente oficial do Tribunal. A decisão também impediu a juntada tardia de documentos na fase recursal. Em outro processo, a insistência na tese de desconhecimento da ação não resistiu aos registros tecnológicos que mostravam acesso aos autos por advogado habilitado mais de dois meses antes da audiência; o resultado incluiu multa de 2% do valor da causa, equivalente a R$ 10.720, por litigância de má-fé.
O ponto empresarial não é incentivar empregados a confiar em toda mensagem que chega por WhatsApp. É exatamente o contrário: desconfiar deve acionar um protocolo de verificação, e não um protocolo de descarte. Recepção, administrativo, RH, gerentes de unidades e qualquer pessoa que possa receber comunicações em nome da empresa precisam saber o que fazer quando uma mensagem judicial parece estranha.
Esse procedimento pode ser simples. A mensagem não deve gerar pagamento nem clique impulsivo, mas precisa ser registrada e encaminhada ao Jurídico. O número do processo pode ser conferido nos canais oficiais do Tribunal e documentos com chave de validação podem ser autenticados nos sistemas próprios. O próprio TRT-2 passou a orientar empresas sobre essas formas de checagem.
Em grupos com muitos estabelecimentos, a fragilidade costuma estar justamente longe da sede. Uma comunicação recebida em uma loja, filial ou unidade operacional pode ser tratada por alguém sem qualquer experiência processual. Hoje, uma boa política antifraude precisa conter uma segunda pergunta depois de “isso pode ser golpe?”: “como confirmamos, por um canal oficial, se não é uma citação verdadeira?”.