Uma proposta pode vencer a concorrência pelo preço e falhar na primeira nota emitida
A análise de fornecedores costuma priorizar capacidade técnica, preço, prazo e qualidade.
No novo ambiente tributário, será necessário acrescentar uma pergunta: o fornecedor consegue documentar corretamente a operação que está oferecendo?
A questão não é secundária.
Se a nota apresentar dados incompatíveis com o pedido, tratamento tributário incorreto ou informações incompletas, a empresa adquirente poderá enfrentar recusa, atraso de recebimento, bloqueio de pagamento e dificuldade no processamento do crédito.
A regulamentação da CBS condiciona a apropriação do crédito à comprovação da operação por documento fiscal idôneo e, como regra, à extinção do débito relativo à operação.
Regularidade fiscal e capacidade documental não são exatamente a mesma coisa
É importante evitar uma conclusão excessiva.
A existência de uma pendência fiscal geral ou a ausência de determinada certidão não significa, por si só, que toda operação realizada pelo fornecedor impedirá automaticamente o crédito do adquirente.
O foco da análise deve estar na operação concreta e nas condições legais aplicáveis.
Entretanto, inconsistências cadastrais, falhas reiteradas de emissão e incapacidade de corrigir documentos são indicadores de risco operacional.
O fornecedor pode estar formalmente ativo e, ainda assim, não possuir sistemas ou processos preparados para atender às novas exigências.
O custo aparece em várias áreas ao mesmo tempo
Uma nota incorreta não mobiliza apenas o fiscal.
O recebimento precisa decidir se descarrega a mercadoria. Compras cobra a correção. O almoxarifado mantém o material em situação provisória. O financeiro bloqueia o pagamento. A produção aguarda a liberação.
Quando o problema se repete, a economia obtida no preço pode ser absorvida pelo custo interno do retrabalho e pelo impacto na operação.
Em empresas com grande volume de documentos, pequenos percentuais de erro podem produzir uma fila significativa de pendências.
Homologar é testar a capacidade de cumprir a operação
A empresa deve classificar os fornecedores de acordo com valor, frequência, criticidade e risco documental.
Quanto mais estratégico o fornecimento, maior deve ser o nível de validação anterior.
Essa análise pode incluir testes de emissão, conferência do cadastro, avaliação do histórico de correções e definição de canais de resposta.
O contrato deve prever obrigação de correção, prazo para regularização e consequências quando o erro impedir recebimento, escrituração ou pagamento.
O fornecedor mais barato não é necessariamente o que cobra menos. É aquele que entrega o produto e também consegue sustentar, documentalmente, a operação que vendeu.
AN Advogados
