Quando a nota chega ao fiscal, várias condições relevantes para o crédito já foram definidas
A área fiscal normalmente recebe a operação quando ela está praticamente concluída.
O fornecedor já foi escolhido. O preço foi negociado. O pedido foi emitido. O contrato foi assinado. A mercadoria foi entregue e o pagamento está programado.
Se algum desses elementos estiver incorreto, o fiscal poderá identificar o problema, mas nem sempre conseguirá corrigi-lo sem atraso, retrabalho ou impacto financeiro.
Por isso, no modelo da CBS e do IBS, o crédito tributário não deve ser tratado como um assunto que começa com a escrituração.
A regulamentação associa sua apropriação à operação documentada e, como regra, à extinção do débito correspondente. Isso conecta contratação, documento fiscal, pagamento e apuração.
Compras não calculará o tributo, mas controlará informações que afetam o resultado
Não se trata de transformar o comprador em analista fiscal.
A responsabilidade técnica pela interpretação tributária continuará nas áreas competentes. Entretanto, compras controla decisões anteriores que alimentam todo o fluxo.
É o departamento que seleciona o fornecedor, registra o objeto, define quantidades, negocia condições, indica local de entrega e estabelece informações que serão utilizadas na emissão do documento.
Uma descrição inadequada do objeto, um cadastro incompleto ou uma divergência entre pedido e contrato pode provocar emissão incorreta.
Quando o problema chega à nota, o recebimento pode ser interrompido e o pagamento pode precisar ser bloqueado.
A homologação deixa de ser apenas comercial
A avaliação do fornecedor precisa incluir sua capacidade de operar no novo ambiente documental.
Isso envolve verificar enquadramento, dados cadastrais, sistemas de emissão, histórico de correções e capacidade de responder rapidamente a inconsistências.
Em operações relevantes, a empresa pode realizar testes documentais antes do início do fornecimento.
O contrato também deve definir quais informações fiscais serão obrigatórias, quem será responsável pela correção, quais prazos deverão ser observados e quais efeitos ocorrerão caso o erro impeça o processamento da operação.
O pedido de compra torna-se parte do controle tributário
A integração deve aparecer nos sistemas.
O pedido precisa conter os dados necessários para que o fornecedor emita o documento de modo compatível com a operação contratada. O recebimento deve comparar mercadoria, pedido e nota. O contas a pagar precisa conhecer as hipóteses em que o pagamento ficará condicionado à regularização.
Sem essa conexão, cada área poderá considerar sua etapa concluída enquanto o problema é apenas transferido para o departamento seguinte.
Compras não será a única responsável pelo crédito tributário. Mas participará diretamente da formação das condições que permitirão seu aproveitamento sem atraso, disputa ou retrabalho.
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